Protection des données personnelles

L’Observatoire B2V des Mémoires, Fonds de dotation régi par la loi n°2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l’économie et créé après avis publié au JO du 10 décembre 2016, traite les données personnelles dans le respect des lois et réglementations en vigueur, et notamment, de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, du règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel et des recommandations de la CNIL.

Données à caractère personnel collectées

L’Observatoire B2V des Mémoires collecte sur ce site les données à caractère personnel que vous lui communiquez dans :

le formulaire de contact : nom, prénom, adresse e-mail, contenu de la demande et des échanges
le formulaire d'inscription à un événement : nom, prénom, adresse e-mail,
le formulaire d'inscription à l'alerte e-mail : nom, prénom, adresse e-mail,
l'inscription à la Newsletter

Par ailleurs, à l’occasion de votre navigation sur le site, sont collectées :

des données rattachées à votre terminal : votre adresse IP et votre type de navigateur.

Préambule

Le Fonds de dotation Observatoire B2V des Mémoires vise à étudier la mémoire sous toutes ses formes : individuelle, collective, numérique... Son Conseil scientifique réunit d’éminents chercheurs en neurosciences et sciences humaines.

Le Fonds de dotation Observatoire B2V des Mémoires poursuit comme objectifs majeurs : la recherche et l’innovation, l’information, la diffusion de la connaissance et la prévention.

L’Association B2V Gestion agissant pour le compte du Fonds de dotation Observatoire B2V des mémoires collecte des données à caractère personnel via les formulaires de contact, les formulaires d’inscription à des évènements, les abonnements à des newsletters et les documents justificatifs que vous lui envoyez par voie postale ou par mail.

Le Fonds de dotation Observatoire B2V des Mémoires agit en qualité de Responsable de traitement concernant le traitement des données de ses mécènes, postulants et lauréats à des bourses, abonnés et visiteurs internet, intervenants, experts et partenaires du réseau Observatoire B2V des Mémoires.

Objectif de la Politique de Protection des Données à caractère personnel (DCP) collectées

L’objectif de ce document est d’indiquer les modalités de collecte et de traitement des données personnelles.

Les modalités de collecte des données via des cookies et autres outils similaires sont décrites dans une page spécifique accessible ici.

Les questionnaires, formulaires et autres documents collectant des données personnelles disponibles sur le site comportent des mentions d’informations plus précises et renvoyant vers le présent document le cas échéant.

Dans le présent document, on entend par « traitement des données », « l’utilisation des données ».

Définitions et acronymes

Donnée à Caractère Personnel (DCP) :
- Une donnée à caractère personnel (ou donnée personnelle) est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
- Mais, parce qu’elles concernent des personnes, celles-ci doivent en conserver la maîtrise
Traitement :
- Un traitement de données personnelles est une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement organisation, conservation, adaptation, modification, extraction consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).
- Un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : les fichiers papier sont également concernés et doivent être protégés dans les mêmes conditions.
- Un traitement de données doit avoir un objectif, une finalité déterminée préalablement au recueil des données et à leur exploitation
Finalité :
- La finalité du traitement est l’objectif principal de l’utilisation de données personnelles. Les données sont collectées pour un but bien déterminé et légitime et ne sont pas traitées ultérieurement de façon incompatible avec cet objectif initial.
Responsable de Traitement (RT) :
- Le responsable de traitement est la personne morale (entreprise, commune, etc.) ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement, c’est à dire l’objectif et la façon de le réaliser. En pratique et en général, il s’agit de la personne morale incarnée par son représentant légal.
Sous-traitant (ST) :
- Le sous-traitant est la personne physique ou morale (entreprise ou organisme public) qui traite des données pour le compte d’un autre organisme (« le responsable de traitement »), dans le cadre d’un service ou d’une prestation.
- Les sous-traitants ont des obligations concernant les données personnelles, qui doivent être présentes dans le contrat, notamment :
  - une obligation de transparence et de traçabilité,
  - la prise en compte des principes de protection des données dès la conception et par défaut,
  - une obligation de garantir la sécurité des données traitées,
  - une obligation d’assistance, d’alerte et de conseil (par exemple, une procédure de notification des violations de données personnelles doit être notifiée)
Délégué à la Protection des Données (DPO) :
- Le délégué à la protection des données (DPO ou Data Protection Officer) est chargé de mettre en œuvre la conformité au règlement européen sur la protection des données au sein de l’organisme qui l’a désigné s’agissant de l’ensemble des traitements mis en œuvre par cet organisme

Natures, objectifs et destinataires des DCP collectées, fondements juridiques et durées de conservation

Comme indiqué précédemment, le Fonds de dotation Observatoire B2V des Mémoires poursuit différents objectifs.

Ainsi, les données collectées dépendent de la finalité des traitements mis en œuvre et qui est indiquée sur les supports de collecte (questionnaires, formulaires, etc.). Les différentes finalités des traitements sont également reprises ci-après.

Les données dont la collecte et le traitement sont nécessaires pour traiter les demandes et dossiers sont indiqués comme telles dans les différents questionnaires ou formulaires de collecte.

En fonction des finalités, les données collectées et traitées concernent :

Les personnes souhaitant être mécènes, les représentants d’organismes mécènes.
Les postulants et lauréats à une bourse.
Les abonnés ou visiteurs internet et bénéficiaires.
Les experts et partenaires du réseau Observatoire B2V des Mémoires intervenant lors des évènements.
Les contributeurs des contenus print et digitaux

Les traitements mis en œuvre répondent à une finalité explicite, légitime et déterminée.

En fonction des finalités, les types de données collectées et traitées sont les suivantes :

Concernant les mécènes, représentants d’entreprises mécènes
- Nom, prénom, informations de domiciliation, adresse mail, coordonnées professionnelles, fonctions au sein de l'entreprise, estimation de la capacité de don
Concernant les postulants ou lauréats à une bourse
- Nom, prénom, date de naissance, enregistrements audio-visuels, numéro de téléphone, adresse postale, adresse mail, CV, coordonnées du laboratoire d'accueil, nom du directeur de laboratoire et du directeur de thèse, adresse mail du directeur de thèse, IBAN de la structure universitaire accueillante, bourse allouée
Concernant les internautes, abonnés, bénéficiaires
- Nom, prénom, adresse email, téléphone, nom de l'entreprise, adresse postale, date de naissance, questions posées avec des documents à l’appui pouvant comporter des données à caractère personnel
Concernant les experts, partenaires intervenant lors des évènements
- Nom, prénom, adresse mail, autres informations de contact, photos, vidéos, titre, fonction au sein de l'entreprise, adresse professionnelle (mail, courrier)
Concernant les contributeurs des contenus print et digitaux
- Nom, prénom, téléphone, adresse mail, photos, vidéos

Dans le cadre de son activité, le Fonds de dotation Observatoire B2V des Mémoires utilise vos données à caractère personnel dans des traitements permettant de :

Gérer les relations externes via les sites internet liés à l’Observatoire des Mémoires pour les mécènes/abonnés à la newsletter/candidats aux bourses/lauréats des bourses etc…
- Intérêt légitime (art 6.1.f du RGPD)
Gérer le mécénat
- Relation contractuelle (art 6.1.b du RGPD)
Traiter des dossiers de candidatures aux bourses
- Intérêt légitime (art 6.1.f du RGPD)
Gérer la communication externe
- Intérêt légitime (art 6.1.f du RGPD)
Gérer des évènements
- Intérêt légitime (art 6.1.f du RGPD)
Gérer les demandes d'exercice des droits des personnes concernées (RGPD, informatique et libertés)
- Obligation légale (art 6.1.c du RGPD)
Produire des contenus print et digitaux
- Consentement (art 6.1.a du RGPD)

Les destinataires des données sont les services du Fonds de dotation Observatoire B2V des Mémoires en charge du traitement des dossiers, à savoir :

Le personnel dûment habilité de B2V Gestion, Sous-traitant du Fonds de dotation.
Des données peuvent être communiquées à des partenaires extérieurs pour :
- la diffusion de emailings ou le routage de courriers
- la gestion des évènements
- la production des contenus print et digitaux

La durée de conservation des données dépend de la ou des finalité(s) pour lesquelles elles sont traitées, ainsi la liste ci-après reprend les finalités et les durées de conservation correspondantes :

Gérer les relations externes via les sites internet liés à l’Observatoire B2V des Mémoires
- Concernant les lauréats des bourses : 10 ans à compter de leur nomination
- Concernant les questions des internautes via le formulaire de contact du site internet, éventuellement avec des pièces jointes : 3 ans à compter de la prise en compte de la demande.
Mise en place et gestion du mécénat
- 3 ans après la fin de la relation contractuelle
Traitement des dossiers de candidatures pour les bourses
- 4 ans à partir de la première candidature.
- 7 ans à partir de la candidature pour les lauréats
Communication externe
- Jusqu'à la réception de la demande de désinscription pour les abonnés, et 3 ans pour les données collectées via le formulaire de contact
Gestion des évènements
- Jusqu'à ce que les intervenants, les experts et les partenaires demandent à sortir du réseau de l'Observatoire = suppression immédiate
Gérer les demandes d'exercice des droits des personnes concernées (RGPD, informatique et libertés)
- Pendant les durées de prescription légales (Entre 1 et 6 ans en fonction des demandes)
Produire des contenus print et digitaux
- 20 ans à compter de la production

Sécurité et confidentialité

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont prévues pour garantir la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou éviter tout accès non autorisé.

Les partenaires et sous-traitants du Fonds De Dotation Observatoire des Mémoires, tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité, doivent présenter des garanties appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel.

Droits des personnes, modalités d’exercice et contacts

Les droits dont disposent les personnes dont les données sont traitées, dépendent du fondement légal des traitements. Il suffit de consulter le tableau des finalités et de leur fondement pour déterminer quels sont les droits des personnes concernées.

En fonction du fondement légal du traitement, les droits dont disposent les personnes concernées sont les suivants :

Droit de s’opposer au traitement de leurs données :
- Le droit d’opposition permet aux personnes concernées de s’opposer au traitement lorsque ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime du responsable de traitement. Sauf exception, les personnes concernées doivent invoquer des raisons tenant à leur situation particulière. Ce droit s’exerce sous réserve de justifier d’un motif légitime des personnes concernées tenant à leur situation particulière
Droit d’accéder aux données les concernant :
- Le droit d’accès permet à toute personne de prendre connaissance de l’intégralité des données la concernant dans un fichier, et en obtenir une copie
Droit de rectification :
- Il est possible d’obtenir la rectification de données inexactes, voire incomplètes.
Droit d’obtenir l’effacement des données qui les concernent :
- Il est possible d’obtenir l’effacement des données lorsque les personnes concernées ont retiré leur consentement, ou se sont légitimement opposées à l’utilisation de leurs données, ou encore que les données ne sont plus nécessaires
Droit à la limitation du traitement :
- Ce droit permet aux personnes qui contestent l’exactitude de leurs données, de demander le gel temporaire du traitement de leurs données le temps qu’il soient précédé aux vérifications nécessaires
Droit à la portabilité :
- Ce droit permet aux personnes de recevoir, dans un format structuré et couramment utilisé, l’ensemble des données traitées par des moyens automatisés

Il est donné suite à l’exercice de ces droits en fonction du traitement visé et de la situation des personnes en faisant la demande.

Chaque personne dont les données à caractère personnel sont collectées, peut organiser comme elle le souhaite le sort des données à caractère personnel la concernant après son décès.

A cet effet et dans le respect de la réglementation, elle peut définir auprès de la personne de confiance qu’elle aura désignée, des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès.

Pour obtenir des informations complémentaires ou effectuer une demande de droit :

Fonds de dotation Observatoire B2V des Mémoires
TSA 40003
92926 La Défense Cedex
informatique.libertes@b2v.fr

En cas de doute raisonnable sur l’identité de la personne, un justificatif d’identité valide, sera demandé à la personne pour donner suite à cette demande, le délai de traitement est dans ce cas suspendu le temps d’avoir la confirmation de l’identité de la personne.

Si, après avoir contacté le responsable de traitement, les personnes concernées estiment que leurs droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, elles peuvent adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).